Het is niet uitzonderlijk dat bedrijven voor verschillende processen verschillende systemen gebruiken. Op zich geen probleem, tot ze de gegevens uit verschillende processen met elkaar willen vergelijken. Dan blijken systemen niet met elkaar te praten. Het programma Power BI biedt een oplossing, met als bijkomend voordeel dat het opzetten van een datawarehouse niet nodig is.
Neem bijvoorbeeld een waterbedrijf. Dat wil de verbruiksgegevens kunnen vergelijken met de administratieve gegevens. Het is de bedoeling dat deze twee gelijk zijn, dat al het verbruik wordt gefactureerd en de klant een factuur krijgt voor zijn verbruik. Deze vergelijking is niet altijd in één oogopslag zichtbaar, omdat systemen niet zijn gekoppeld of visualisatietools ontbreken. Dit kan leiden tot reactief werken: het waterbedrijf gaat aan de slag naar aanleiding van een bericht van de klant of vanwege ontbrekende geldstromen. Vervolgens is het noodzakelijk om beide systemen in te duiken om erachter te komen wat er niet goed is gegaan, wat behoorlijk wat handmatig werk kan vragen.
Verschillende onderdelen vereist
Om de gegevens uit verschillende systemen direct te kunnen vergelijken, zijn verschillende onderdelen nodig: een plek waar de gegevens uit verschillende systemen worden opgeslagen, een plek waar de gegevens aan elkaar worden gekoppeld en een plek waar visualisaties in één oogopslag het gewenste inzicht geven. Voor de eerste twee, het opslaan en koppelen van gegevens, wordt idealiter gebruik gemaakt van een datawarehouse. In een datawarehouse kan informatie worden opgeslagen en kunnen relaties tussen gegevens worden gedefinieerd (het koppelen). Vervolgens kan een programma als Power BI de gegevens uit het datawarehouse inladen en (real-time) visualisaties verzorgen. Het opzetten van zo’n datawarehouse blijkt in de praktijk toch vaak een drempel, met name vanwege de vereiste capaciteit binnen een team en de benodigde middelen.
Functies benutten
Het koppelen van gegevens zonder een datawarehouse (en de tijd die hiervoor nodig is) is eveneens mogelijk door de functies van Power BI en iets wat wij in de praktijk regelmatig toepassen. Power BI verzamelt dan de (geautomatiseerde) exports van de verschillende systemen uit diverse opslaglocaties (zoals SharePoint of de lokale schijf), en koppelt deze vervolgens in een datamodel. Daarna kunnen in een dashboard gecombineerde visualisaties worden gemaakt om nieuwe inzichten te verkrijgen en informatie te vergelijken.
Filteren op gewenste inzichten
Het waterbedrijf uit het voorbeeld ziet dan de administratieve en operationele gegevens naast elkaar, en kan die filteren op gewenste inzichten. Ook is het mogelijk een melding in te stellen als een bepaalde waarde afwijkt of wordt overschreden, zodat het bedrijf hier direct van op de hoogte is. Door het ontsluiten van gegevens uit de verschillende systemen en deze samen te brengen in één dashboard, kan het waterbedrijf proactief handelen en veel tijd en frustratie besparen of ongelijkheden oplossen nog voor er een melding is gedaan.
